Bedrijfsvoering

Een goede bedrijfsvoering is essentieel voor het realiseren van de programma’s in de programmabegroting. Om goede dienstverlening te waarborgen en als moderne, wendbare organisatie te blijven functioneren, blijft de gemeente haar bedrijfsvoering ontwikkelen. Deze paragraaf geeft inzicht in de huidige stand van zaken en de beleidsvoornemens die nog niet in andere programma’s zijn opgenomen.

Het financiële deel van de bedrijfsvoering vindt u in het BBV overzicht overhead. Participatie en communicatie vindt u in programma 1. Facilitaire zaken en de ontwikkeling van zaakgericht werken staan beschreven in programma 3. De ontwikkelingen bij informatisering en informatiebeveiliging vindt u in de volgende paragraaf. Deze paragraaf bevat daarom alleen de ontwikkelingen op het gebied van organisatie en personeel.

De gemeente wil een werkgever zijn waar het fijn werken is, waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en waar de taken die medewerkers te doen hebben in evenwicht zijn met de bezetting die er is. Dit evenwicht staat, onder andere door de krapte op de arbeidsmarkt en veel nieuwe instroom, onder druk en daarmee ook de ruimte voor ontwikkeling. Er is in 2025 aan de volgende onderwerpen gewerkt die bijdragen aan een professionele organisatie en het leveren van goede dienstverlening.

Dagelijks werken we samen, intern en met onze omgeving, aan diverse maatschappelijke opgaven. In 2025 heeft de organisatie gewerkt aan duidelijke afspraken over prioritering, sturing en samenwerking met als doel een toekomstbestendige organisatie blijven die inspeelt op maatschappelijke opgaven, uitvoering geeft aan de raadsbrede afspraken en aantrekkelijk is als werkgever.

Hiervoor is het verhaal van de organisatie vastgesteld, dat woorden geeft aan wie we zijn, waar we voor gaan, waar we voor staan en hoe we werken en sturen. Ook is de structuur van de organisatie geactualiseerd en per 1 januari 2026 geeffectueerd. Dit alles is vastgelegd in het nieuwe organisatieplan. Hierin wordt duidelijk en feitelijk beschreven hoe onze ambtelijke organisatie is ingericht, wie wat doet en hoe gestuurd wordt om zo te zorgen voor heldere afspraken en rolvastheid in sturing.

Nieuw functiewaarderingssysteem

In 2025 is een nieuw functiewaarderingssysteem ingevoerd en zijn alle lokale functies omgezet naar landelijke normfuncties. Deze uniformering maakt het functiegebouw beter beheersbaar en vergroot de onderlinge vergelijkbaarheid van rollen. Hiermee is een stevig fundament gelegd voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering. De besluitvorming wordt begin 2026 afgerond.

Duurzame inzetbaarheid

We kregen een nieuwe arbodienstverlener. De gemeente legt de nadruk op preventie, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van medewerkers, naast een professionele en efficiënte begeleiding bij verzuim. Verder bieden we individuele coaching, begeleiding voor persoonlijke ontwikkeling en voorlichtingsbijeenkomsten over levensfase problematiek Het vitaliteitsprogramma stimuleert een gezonde leefstijl en besteedt aandacht voor werkdruk en werk-privébalans.

Integriteitsbeleid

De gemeente heeft de regelingen rondom integriteit geactualiseerd. Aandacht voor integriteit binnen de overheid is van cruciaal belang, omdat dit de basis vormt voor het vertrouwen tussen burgers en hun bestuurders. Een integere overheid waarborgt dat besluiten eerlijk, transparant en in het algemeen belang worden genomen, zonder beïnvloeding door persoonlijk gewin of corruptie.

CAO 2025-2027

In 2025 is een nieuwe cao voor gemeenten (2025–2027) afgesloten, die zich in de kern richt op het verbeteren van de arbeidsvoorwaarden en het versterken van de positie van gemeentelijk personeel op een krappe arbeidsmarkt. Het doel is vooral om personeel te behouden en nieuwe medewerkers aan te trekken en aandacht te geven aan duurzame inzetbaarheid en werkdruk.

Kengetallen 2025:

Rechtmatigheidsverantwoording college

Hieronder volgt een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de tabel met afwijkingen die hierin is opgenomen.

De afwijkingen (fouten en onduidelijkheden (zoals gedefinieerd in de Kadernota rechtmatigheid 2025 van het BBV) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. De vastgestelde afwijkingen van € 20,8 mln. overschrijden de verantwoordingsgrens van € 3,2 mln. die de raad voor 2025 heeft vastgesteld.

De verantwoordingsgrens is door wetgeving aangepast in 2025. Tot en met 2024 bedroeg de grens 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves, voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk. Voor 2025 geldt een grens van 2% van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves, voor fouten en onduidelijkheden in totaal. De verantwoordingsgrens is hierdoor lager en wordt sneller bereikt.

Of afwijkingen binnen de gestelde verantwoordingsgrens blijven is afhankelijk van afspraken hierover tussen raad en college. Deze afspraken zijn vastgelegd in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Utrechtse Heuvelrug 2024.

In het kader van transparantie geeft het college een toelichting op de afwijkingen en de opvolging hiervan. Deze afwijkingen zijn vastgesteld in de verbijzonderde interne controle waarbij op basis van steekproeven de rechtmatigheid wordt onderzocht.

Afwijkingen begrotingscriterium (1 t/m 3)

Het begrotingscriterium heeft betrekking op het budgetrecht van de raad en of uitgaven of inkomsten in overeenstemming zijn met de door de raad vastgestelde en gewijzigde begroting. In het kort geldt hiervoor het volgende:

·Overschrijdingen van lasten op programmaniveau zijn altijd onrechtmatig, in bepaalde situaties zijn deze echter acceptabel, bijvoorbeeld als het gaat om een open-einde regeling of indien hogere lasten door hiermee verband houdende baten worden gecompenseerd.

·Overschrijdingen van investeringskredieten zijn altijd onrechtmatig.

·Overschrijdingen van baten en onderschrijdingen van lasten of baten op programmaniveau zijn niet per definitie onrechtmatig, mits tijdig gemeld aan de raad in het begrotingsjaar of binnen 1 maand erna.

Het begrotingscriterium opgenomen onder artikel 13 in genoemde verordening.

In 2025 is een forse omvang van de begrotingsonrechtmatigheid vastgesteld door de verbijzonderde interne controle van € 12,1 mln. Het gaat hierbij in beperkte mate om overschrijvingen van lasten en investeringen (0,5 mln.), en vooral om onderschrijdingen op lasten en investeringen (€ 6,4 mln.), en om afwijkingen op baten (€ 5,2 mln.) die niet in de begroting zijn gewijzigd of niet (tijdig) zijn gemeld. In de afwijkingen op baten is een onderschrijding op baten verantwoord waartegenover een bijna even grote onderschrijding op lasten tegenover staat met dezelfde oorzaak (€ 2,9 mln. programma 7): er is minder uitgegeven op een Specifieke Uitkering (lastenkant), die ook voor een lager bedrag is ontvangen (batenkant). Ook bij programma 4 is sprake van lagere uitgaven en tegelijkertijd lagere baten voor € 0,2 mln. door eenzelfde oorzaak. Volgens de Kadernota Rechtmatigheid van het BBV moeten beide afwijkingen, die weliswaar rechtstreeks met elkaar samenhangen, afzonderlijk worden opgenomen.

Maatregelen ter voorkoming van afwijkingen

Maatregelen die getroffen worden zijn het versterken van het budgetbeheer, en het frequenter intern rapporteren over afwijkingen in de realisatie van de begroting. De verwachting is dat afwijkingen hierdoor in een eerder stadium kunnen worden gevonden, en dat hierop eerder kan worden gereageerd.

Afwijkingen voorwaardencriterium (5)

Aanbestedingsprocedures (5A)

Een aanbesteding is onrechtmatig als deze niet Europees is aanbesteed en wel Europees aanbesteed had moeten worden. Hiervoor gelden bij wet vastgestelde grensbedragen. Er is in 2025 voor een bedrag van € 7,5 mln. aan aanbestedingsfouten- of onduidelijkheden in steekproeven van de verbijzonderde interne controle vastgesteld.

Van een fout is sprake als bij een aanbesteding evident niet juist gehandeld, of is er onvoldoende (relevante) informatie beschikbaar gesteld om te kunnen vaststellen dat een aanbesteding juist is uitgevoerd. Deze laatste situatie is aan de orde bij 1 aanbesteding met een contractwaarde van € 3,1 mln. die in 2025 in de steekproef is geconstateerd.

Door een uitspraak van het Europees hof van Justitie in 2025 is de gevolgde quasi-inbesteding bij de organisatie die de Wet sociale werkvoorziening voor de gemeente uitvoert, niet de juiste aanbestedingsvorm en daarmee onrechtmatig. De fout heeft voor onze gemeente een omvang € 1,4 mln. in 2025.

Ten opzichte van 2024 (omvang € 2,5 mln.) is er een sterke toename in de financiële omvang van deze afwijkingen in de aanbestedingsprocedure in 2025 (omvang € 7,5 mln.). Dit is vooral door de twee genoemde fouten (totaal € 4,5 mln.). Door uitbreiding van de controle op de bestedingen op contracten (zie onder) zijn meer contracten dan gebruikelijk op aanbestedingsprocedure gecontroleerd. Dit kan ook voor een deel de toename verklaren.

Bestedingen op contracten (5A)

Na een succesvolle aanbesteding wordt een opdracht gegund en een contract afgesloten waarop besteding plaatsvindt gedurende de contractduur voor een overeengekomen maximale opdrachtwaarde. In de verbijzonderde interne controle is in 2025 voor het eerst de rechtmatige besteding onderzocht, en is vastgesteld dat voor € 1,2 mln. aan bestedingen zijn gedaan boven de overeengekomen contractwaarde, waardoor deze bestedingen onrechtmatig zijn. In voorgaande jaren werd dit onderwerp niet in de verbijzonderde interne controle betrokken waardoor dit niet eerder is gerapporteerd.

Maatregelen ter voorkoming van afwijkingen

Na de zomer van 2025 is de verbeterde toegankelijkheid tot aanbestedingsinformatie en -procedures in werking getreden. Met ingang van 2026 is nieuw inkoopbeleid vastgesteld. Door deze maatregelen is de verwachting dat er minder fouten worden gemaakt. De effecten hiervan zullen pas op langere termijn zichtbaar worden in de rechtmatigheid, omdat contracten met fouten die in het verleden zijn afgesloten nog jaren doorwerken in de cijfers tot einde contract.

In 2025 is het contractbeheersysteem volledig in gebruik genomen. Hiermee is vastlegging van contractgegevens mogelijk. Het systeem kent beperkingen in de informatievoorziening die nodig is om goed contractmanagement te kunnen uitvoeren. De informatievoorziening zal worden doorontwikkeld in 2026 en tevens meer toegankelijk worden gemaakt voor budgethouders en contracteigenaren.

Subsidies (5C)

In voorgaande jaren waren subsidies ook een proces waar rechtmatigheidsfouten in het voorwaardencriterium voorkwamen. In 2025 zijn geen noemenswaardige afwijkingen vastgesteld.

Afwijkingen criterium Misbruik en oneigenlijk gebruik (6)

Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of ‐uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

Oneigenlijk gebruik is het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Misbruik en oneigenlijk gebruik kan plaatsvinden door inwoners of instellingen die gebruik maken van diensten of voorzieningen van de gemeente.

In 2025 is nieuw beleid opgesteld over Misbruik en oneigenlijk gebruik inclusief fraude. Dit beleid wordt na aanvang van de nieuwe raadsperiode ter vaststelling voorgelegd.

Fraude en corruptie

Fraude is het opzettelijk handelen door eigen werknemers (van alle niveaus), waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Corruptie is een bijzonder vorm van fraude en is misbruik maken van toevertrouwde macht voor persoonlijk gewin.

De verantwoordelijkheid voor het voorkomen, ontdekken en bestrijden van fraude berust zowel bij management, college als gemeenteraad. Onderstaand een opsomming van maatregelen die de gemeente heeft getroffen.

·Er is algemeen beleid opgesteld (gedragscode voor personeel) waarin is aangeven wat integriteit binnen onze organisatie betekent, en dat fraude en corruptie niet acceptabel zijn en worden bestraft.

·Verder is aangegeven hoe te handelen bij vermoedens van fraude, wat de meldprocedure is, en hoe meldingen worden onderzocht.

·Ook is er een vertrouwenspersoon en klokkenluidersregeling die het mogelijk maken om (vermoedens van) fraude en corruptie vertrouwelijk te bespreken.

In 2025 is beleid opgesteld over Misbruik en oneigenlijk gebruik inclusief fraude.

Onze gemeente waarborgt integriteit door fraude- en corruptierisico's actief te betrekken in algemene risico-inventarisaties van de financiële processen die in het kader van de rechtmatigheid worden onderzocht. De aandacht gaat hierbij met name uit naar het betaalproces, inkopen en aanbesteden en grondexploitaties. Op basis hiervan zijn maatregelen en controles geïmplementeerd, zoals functiescheidingen en vier-ogenprincipe, maar ook beleid ten aanzien van informatiebeveiliging, ondersteund door het integriteitsbeleid.

Bijzondere aandacht wordt gegeven aan het risico van management override: bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers. Er zijn diverse interne beheersmaatregelen (functiescheiding, vier-ogenprincipe) en checks and balances in de besluitvorming, die maken dat het risico om dergelijke invloed uit te oefenen op de cijfers in de jaarrekening, beperkt zijn. Ook is aan dit onderwerp periodiek aandacht besteed in gesprekken met college en ambtelijke organisatie.

Periodieke monitoring en audits hebben geen fraude of corruptie aan het licht gebracht in 2025.