Wet Open Overheid (Openbaarheidsparagraaf)

De Wet open overheid (Woo) is een belangrijke stap naar een opener overheid. De Woo vergroot voor iedereen de toegang tot overheidsinformatie, bevordert de actieve openbaarmaking en actualiseert de regels voor openheid en openbaarheid. De verplichting tot actieve openbaarmaking wordt gefaseerd ingevoerd (bij Koninklijk Besluit), om organisaties de tijd te geven de openbaarmaking van deze categorieën in te richten. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur. De Woo schrijft voor dat in de begroting aandacht besteed wordt aan de beleidsvoornemens voor de uitvoering van de wet. In de jaarstukken doen we verslag over de uitvoering van de wet.

De verbetering van de informatiehuishouding begint in het primaire proces waar medewerkers documenten maken of ontvangen. Daar moet eenduidig opslaan en meta-dateren plaats vinden. De medewerkers gebruiken hiervoor het document managementsysteem (DMS). Het DMS zorgt voor het gecontroleerd opslaan van gemeentelijke documenten. De ongecontroleerde opslag op bijvoorbeeld netwerkschijven wordt voorkomen door de netwerkschijven te migreren naar het DMS. Deze aanpak is noodzakelijker dan ooit. De hoeveelheid informatie in het digitale tijdperk is onvergelijkbaar veel groter dan in de tijd van papieren informatie. Hierdoor kan de gemeente niet langer de informatie handmatig achteraf ordenen maar start de archivering bij de start van het werkproces.

Om de informatiehuishouding op orde te brengen wordt gebruik gemaakt van standaarden, zoals de gemeentelijk model architectuur (Gemma), en in de gedachte van ’samen organiseren’ wordt actief samengewerkt met collega-gemeenten. In navolging op de Gemma, wordt actief aan het in de praktijk brengen van de informatiekundige visie van Common Ground gewerkt. In de kern gaat het bij Common Ground om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens, waarbij data wordt losgekoppeld van werkprocessen en applicaties. Hiermee wordt onze informatievoorziening transparanter voor inwoners, bestuurders en medewerkers. Naast transparanter maakt dit de informatievoorziening ook geschikt voor verbetering en vereenvoudiging van digitale werkprocessen.

De grote hoeveelheid verschillende informatieobjecten die in de werkprocessen gebruikt worden maakt een digitaal transformatieproces voor de gehele organisatie noodzakelijk. Bestaande processen moeten worden aangepast en het gedrag van medewerkers zal mee veranderen. Dit transitie-proces vraagt jaren tijd. Als basis voor deze transitie naar duurzame toegankelijkheid van de informatie werkt de gemeente volgens de digitale bewaarstrategie gemeente Utrechtse Heuvelrug. Over de voortgang van de uitvoering van de digitale bewaarstrategie wordt jaarlijks gerapporteerd.

Belangrijke acties die uit de strategie voor een goede informatie huishouding volgen zijn:

• Aansluiting bij het regionale e-depot van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht
• Implementatie van de selectielijst in de kernapplicaties
• Archivering van e-mail en tekstberichten
• Informatiebeheerplannen worden gekoppeld aan, indien nodig opnieuw ontworpen werkprocessen
• Het werken volgens de vereisten van het vastgestelde kwaliteitssysteem
• De landelijke standaard MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) tenminste bij alle blijvend te bewaren documenten toepassen
• Aansluiten bij het Dimpact platform voor actieve openbaarmaking.

De actieve openbaarmaking verplicht de gemeente om 15 informatiecategorieën in fases openbaar te maken. Het VNG Meerjarenplan Digitale informatiehuishouding 2026 – 2030 sluit aan op de visie op informatiehuishouding van de VNG en zet daarmee in op maximale transparantie. Dit vertaalt zich praktisch naar het tenminste zo snel als mogelijk en verantwoord is, publiceren van de informatie categorieën van de Woo. De verwachting is dat hierdoor het aantal passieve Woo verzoeken zal afnemen.

Maximale transparantie vraagt om de ondersteuning van een cultuur van openbaarheid waarbij iedereen in de organisatie zich bewust is van de openbaarheid van eigen en andermans werk.

Het kabinet heeft via de Algemene uitkering zowel incidenteel als structureel budget gegeven voor de invoering van de Woo.

Naast het actief openbaar maken kan iedereen altijd vragen om bepaalde informatie (op verzoek) openbaar te maken. Ook bij openbaarmaking op verzoek gaat de Woo ervan uit dat het belang van openbaarheid altijd geldt en dat alleen in uitzonderingsgevallen een bijzonder belang vóór openbaarmaking kan gaan. Concreet betekent dit dat een Woo-verzoek (of onderdelen daarvan) alleen kan (of kunnen) worden geweigerd wanneer een bijzonder belang in het geding is. Het aantal Woo verzoeken is de laatste jaren stijgende. Wij verwachten dat deze tendens zich in 2027 verder doorzet. Daarnaast worden de verzoeken steeds omvangrijker. De beantwoording van een Woo-verzoek vraagt daardoor steeds meer tijd en capaciteit. Voor het verbeteren van de afhandeling van de Woo verzoeken wordt het in 2026 opgestelde verbeterplan uitgevoerd.